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TEMOIGNAGE

fonction Assistance MOA SI
secteur Télécoms

 

Quel est l’objectif du Système d’information décisionnel sur lequel vous travaillez ?


Le projet sur lequel je travaille consiste à fournir une vue commune de l’activité de notre entreprise et à élaborer une planification stratégique. Cela permet un affichage clair, à tous, des ambitions de notre groupe par rapport au marché spécifique à notre activité.
Ces paramètres sont livrés à des utilisateurs très divers qui les utilisent ensuite à leur convenance en fonction de leur propre métier.

Quels sont les paramètres que vous avez cités ?


Nous produisons principalement trois paramètres clés : les Chiffres d’Affaire et deux autres paramètres évalués en unités d’œuvre pertinentes nous permettant de connaître des quantités physiques (consommation par période et parc de produits détenus en fin de période par exemple).

Vous avez donc peu de paramètres, quelle est la fréquence à laquelle vous devez les fournir ?


Nous fournissons ces paramètres 2 fois par an, en deux sessions.


Une de ces sessions est dédiée aux utilisateurs qui font des prévisions à court terme, l’autre est destinée à ceux qui ont besoin d’une vue à plus long terme de l’activité de l’entreprise, ces 2 sessions comportant une période d’historique, suffisamment longue pour que les utilisateurs reconnaissent l’évolution passée dans leur propre domaine et valident ainsi l’ensemble de la restitution.

Le choix des paramètres a-t-il été délicat ?


Non, cela n’a pas été un gros problème : les spécificités de notre métier font que ces 3 paramètres sont reconnus en interne pour être des éléments très représentatifs de notre activité. Malgré la grande diversité des utilisateurs, il y a un large consensus sur ce choix.

Prévoyez-vous une procédure de remise en question des paramètres dans le temps ?


Je ne pense pas qu’il y ait lieu de les remettre en question. En revanche, les référentiels sur lesquels sont déclinés ces paramètres font l’objet d’évolutions fréquentes. Le problème étant d’intégrer avec fiabilité ces évolutions, pour que les utilisateurs continuent à reconnaître leur activité à travers nos restitutions.

Vous parlez de nombreux utilisateurs, qui sont-ils ?


Nous pouvons distinguer deux grandes familles d’utilisateurs :

- celle qui va se servir des paramètres pour élaborer des états reflétant l’évolution de l’activité de l’entreprise à court terme : le contrôle de gestion ou les ventes par exemple,

- celle qui va utiliser nos données pour avoir une vision plus prospective : le Marketing produits ou la planification stratégique.

Je suppose que chaque utilisateur est représenté dans le projet A part ces derniers, qui sont les autres acteurs du projet?


Du côté des utilisateurs, il y a des représentants des entités que je viens de citer : Marketing, Ventes et contrôle de gestion.

Vient ensuite le groupe projet proprement dit, chargé de recueillir les besoins métiers des utilisateurs et de les traduire en terme de projet SI.
Enfin, la DSI de l’entreprise est impliquée pour l’extraction des données nécessaires à partir des bases de production. Les sources de données sont nombreuses et très hétérogènes.

Ce projet semble extrêmement transversal, y a-t-il un sponsor officiel ?


Il existe plusieurs sponsors officiels (1 par domaine d’activité).

Utilisez-vous une méthodologie particulière (type JANUS) pour votre projet ?


Non, nous avons développé au fil de l’eau une méthode propre au projet. C’est un projet très particulier et je ne pense pas qu’une méthodologie prédéfinie aurait fait l’affaire.

Utilisez-vous des progiciels spécifiques (SID Système informatique décisionnel, SIAD Système Informatique d’aide à la décision, EIS Executive Information System, Datawarehouse) ?


Nous n’utilisons pas les outils que vous avez cités. Notre travail se situe plus en amont: il s’agit surtout pour nous de récupérer les données brutes qui nous parviennent du Système d’Information puis de les traiter afin d’obtenir des paramètres pertinents.

Nous utilisons un outil de gestion de base de données qui permet de faire de la programmation pour le traitement des données et des calculs statistiques. C’est la partie la plus importante de notre mission : récupérer les données fournies par le SI, les centraliser, les mettre en cohérence, puis les traiter de façon statistique pour en sortir des paramètres fiables.

Quelles sont les sources de données que vous mentionnez ?


Il y a des sources de données très générales comme la base comptable ou le SI de gestion, d’autres sont plus spécifiques à certaines activités de la société.

Les données brutes qui nous parviennent sont très hétérogènes, il y a un travail très important de préparation des données avant de pouvoir les exploiter.

Comment ont-elles été choisies ?


Par concertation avec les utilisateurs et les responsables du SI; c’est une étape délicate où il faut se mettre d’accord sur la pertinence des sources employées au regard des demandes des utilisateurs. Le Contrôle de Gestion a un rôle clé car il est à la fois utilisateur des paramètres que nous fournissons et propriétaire des sources de données les plus importantes.

Il y a aussi des cas où les données qui nous intéressent ne font pas partie du SI d’un groupe d’utilisateurs. Il faut alors obtenir la participation des « propriétaires » des données, non intéressés par le résultat final, ce qui rend la chose un peu plus délicate.

Une fois les paramètres obtenus, l’ergonomie de votre livrable est-elle un élément clé du projet ?


On ne peut pas vraiment parler « d’ergonomie », celle-ci étant plutôt traitée par nos utilisateurs qui enrichissent les paramètres que nous fournissons d’autres éléments, avant de présenter un résultat fini.

Une large part de l’utilisation de nos paramètres se fait via un site intranet dont l’ergonomie est traitée grâce un progiciel dédié.

Quelles sont les difficultés principales que vous rencontrez dans votre projet?


Les difficultés principales proviennent surtout de la grande transversalité du projet : nombreux utilisateurs, nombreuses sources de données, nombreux acteurs dans le projet.

Je peux aussi citer les contraintes de planning et la difficulté d’avoir suffisamment tôt une définition exacte des besoins.

Ce sont des difficultés d’ordre organisationnel et de gestion de projet principalement; avez-vous pris des mesures pour améliorer ces points ?


Oui, les rôles de chaque partie ont été clarifiés, on distingue :
- une MOA « métier », identifiée comme le client final, responsable de la définition des besoins et regroupant les utilisateurs,
- une MOA « SI » dont je fais partie et qui a la charge de recueillir les besoins de la MOA « métier » et de les traduire en terme de SI pour les transmettre à la MOE.
- une MOE qui a la charge d’extraire et de traiter les données nécessaires des nombreuses bases du SI et de nous les fournir sous une forme prédéfinie.


Ceci nous a permis en particulier de bien répartir les responsabilités de chacun selon son niveau de compétence (par exemple dans le contrôle de la qualité des données que nous émettons, où chacun doit désormais apporter sa brique).

Comment faites-vous communiquer ces différents acteurs ?


Le pivot principal se fait lors de comités de projet qui réunissent MOA et MOE : lors de ces réunions, chacun peut comprendre les contraintes des autres acteurs impliqués et apporter des solutions prenant en compte ces contraintes, le planning et la faisabilité technique.

Par rapport à votre expérience, quelles sont les recommandations clés que vous auriez à faire pour un projet similaire qui se lancerait aujourd’hui ?


Etant donnée la grande diversité d’acteurs en aval (les utilisateurs) et en amont (les fournisseurs de données), un élément très important est d’avoir un sponsor global.

Le triptyque MOA métier, MOA SI et MOE est une bonne organisation. Elle contribue à l’obtention d’une bonne définition des besoins des utilisateurs.

 

 

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